Après la parution d’une première version en 2021, le Vademecum « Financement et processus de gestion du contrat d’apprentissage du secteur privé et du secteur public non industriel et commercial » vient d’être mis à jour.
Présentation de la démarche et des principaux changements.
Le Vademecum, un document collectif
Rendre service aux CFA, lever les zones d’ombre qui pouvaient exister et aboutir à une doctrine commune pour qu’ils puissent obtenir les réponses à leurs questions : voici quelques-uns des objectifs de la mise à jour du Vademecum dédié au financement et au processus de gestion du contrat d’apprentissage.
Achevé en février 2024, ce document a été réalisé par le collectif des 11 Opérateurs de Compétences (OPCO), et ce en concertation avec les têtes de Réseau des Centres de Formation pour apprentis (CFA) et la Direction Générale Emploi et Formation Professionnelle (DGEFP).
Vademecum CFA : pourquoi l’évolution était-elle nécessaire ?
Les raisons qui ont conduit à envisager une mise à jour du Vademecum sont nombreuses :
- Répondre aux évolutions réglementaires en vigueur en opérant des ajustements
- Intégrer de nouvelles doctrines DGEFP et un nouveau Cerfa
- Apporter des réponses directes aux questions et besoins de clarification exprimés par les CFA
- Affiner les procédures métiers
L’élaboration du Vademecum, un travail partenarial
Pour mener à bien la réalisation de cette V2 du Vademecum, les équipes impliquées n’ont pas compté leurs heures de travail.
Les premiers échanges entre les Opcos remontent à l’été 2022, un an après la V1 du Vademecum. Nous avons fait une vingtaine de réunions et d’ateliers, et travaillé entre les sessions pour avancer.
Carole Colleaux
Cheffe de projet apprentissage chez Atlas
Carole, qui œuvre à la direction du Développement d’Atlas note que « tout s’est fait avec complémentarité et bienveillance. Nous avions toujours en ligne de mire la volonté de rendre service aux CFA pour que tout soit le plus fluide possible pour eux. »
L’ensemble des 11 Opco, les CFA et la DGEFP ont été associés à la relecture qui a abouti sur une version finalisée, un an et demi après son lancement. « On s’est dit qu’on n’allait pas attendre aussi longtemps avant de lancer la V3, sourit Carole. On va donc se donner rendez-vous en avril car il y a toujours du mouvement et des choses à mettre à jour. »
Un document sans tabou
Pour réaliser cette mise à jour, le groupe de travail a analysé toutes les situations qui peuvent embêter les CFA au quotidien, y compris celles qui n’ont pas de cadre ou ne répondent pas à un texte réglementaire.
« Nous avons analysé un certain nombre de situations qui se présentaient aux Opco, détaille Carole Colleaux. Et quand elles ne faisaient pas partie des textes, il fallait quand même les nommer, les formaliser et trouver une réponse à y apporter. Nous avions vraiment une démarche de poser les choses et de parler de tout pour que l’entièreté des points, même les plus sensibles, soient évoqués. »
V2 du Vademecum : les principaux points d’attention
Plusieurs évolutions notables sont à signaler au sujet du financement du contrat d’apprentissage, du suivi et du dépôt du contrat, de la facturation et de la modification ou la rupture du contrat d’apprentissage.
Financement du contrat d’apprentissage
- Le niveau de prise en charge : Le référentiel de France compétences constitue l’outil à utiliser opérationnellement pour identifier le NPEC applicable à un contrat d’apprentissage.
- Formation en amont du contrat/Entrée en formation sans employeur : La date de début d’exécution doit correspondre à la date de conclusion du contrat.
- La période d’exécution du contrat est supérieure à 36 mois (hors prise en compte de la formation en amont du contrat) : La durée du contrat d’apprentissage (lorsqu’il est conclu pour une durée limitée, ou de la période d’apprentissage, lorsque le contrat d’apprentissage est conclu pour une durée indéterminée) varie entre six mois et trois ans …Tout contrat d’apprentissage, dont la durée est inférieure ou supérieure sera relancé par l’OPCO.
Suivi du dépôt du contrat
- Le CERFA : La fiche RNCP du diplôme ou du titre visé doit être active à la date de conclusion du contrat et ouverte à l’apprentissage
- La convention de formation : Le CFA pourra transmettre, à l’OPCO, un avenant à la convention de formation pour modifier le prix de la prestation lorsqu’un élément essentiel au contrat d’apprentissage est modifié par avenant au contrat
Facturation
Les modalités de facturation des frais pédagogiques : les dates à renseigner sur le certificat de réalisation doivent couvrir l’ensemble des périodes facturées. Au terme du contrat d’apprentissage, le CFA transmet à l’OPCO le certificat de réalisation couvrant la totalité de la période du contrat qui clôture le dossier.
Modification ou rupture du contrat d’apprentissage
Un avenant à la convention de formation est à transmettre à l’OPCO, conjointement à l’avenant au contrat, dans plusieurs cas pour modification des éléments financiers.
D’autre part, le cas de la modification du titre ou diplôme visé ne peut pas faire l’objet d’un simple avenant : il faut rompre le contrat en cours et en conclure un nouveau.